101 راه نظم بخشی به امور خود

ارائه 101 راه و ترفند برای نظم بخشی به امور خود

فهرست

 راه اول: بلافاصله پاسخ ندهيد، شايد فرصتها و تعليمات تغيير يابند           

راه دوم: سريع و با هدف بخوانيد     

راه سوم: براى رهايى از مطالعه مجدد، سعى كنيد در زمان نياز و مؤثر بخوانيد           

راه چهارم: كارت ويزيتهاى خودتان را چنان تهيه كنيد كه هم مفيد و هم ماندگار باشند    

راه پنجم: براى شماره تلفن‌هاى شخصى و كارى خود فقط يك دفتر تلفن تهيه نماييد      

راه ششم: براى كارهاى شخصى و كارى فقط يك جلد سررسيد داشته باشيد 

راه هفتم: دعوتنامه‌هاى دريافتى را به سررسيدتان الصاق كنيد

راه هشتم: در تصميمات و پيش‌نويس‌هايتان جايى را براى امضا در نظر بگيريد           

راه نهم: براى پاسخ گرفتن از فيش كارت استفاده كنيد جاى خالى در نظر بگيريد          

راه دهم: در پاسخ‌هايتان شيوه غيررسمى‌بودن را ترجيح دهيد 

راه يازدهم: بروشورهاى ارسالى به مشتريان را خصوصى‌تر سازيد          

راه دوازدهم: با دوستان، همكاران و مشتريان‌تان به شيوه غير رسمى مكاتبه كنيد        

راه سيزدهم: به نيّت پاسخ، از يادداشت‌نويسى حاشيه‌اى استفاده كنيد        

راه چهاردهم: در جريان كارهايى كه انجام گرفته و يا حسابهايى كه پرداخت شده،         

راه پانزدهم: فيش‌ها را به دو قسمت قابل پرداخت در ماه مجزا كرده و قبوض را          

راه شانزدهم: به لايحه‌ها و مصوبات مندرج در صفحه نخست بخشنامه‌ها، تعليمات و     

راه هفدهم: نامه‌هاى كوتاه را در رايانه حاضر كنيد               

راه هجدهم: در رابطه با تماسهاى تلفنى نيازى به تهيه پيش‌نويس اضافى نيست           

راه نوزدهم: از مقدمه‌نويسى نامه‌ها رهايى يابيد  

راه بيستم: همه چيز را با نوشتن مورد تأييد قرار ندهيد          

راه بيست و يكم: از نگارش گزارش سفر اجتناب كنيد            

راه بيست و دوم: برنامه‌هاى بلااستفاده را از رايانه‌تان پاك كنيد              

راه بيست و سوم: از تنظيم گزارش‌هاى هفتگى يا ماهانه پرهيز كنيد         

راه بيست و چهارم: از فرمتهاى متغير و تكرار آن‌ها بپرهيزيد  

راه بيست و پنجم: از طرح يا لايحه‌نويسى براى جلسات احتراز جوييد        

راه بيست و ششم: زمانى كه گزارش از شما خواسته مى‌شود، گزينه‌هاى ديگرى را      

راه بيست و هفتم: به جاى تهيه فهرست كارهاى قابل اجرا از چرخه انديشه بهره گيريد  

راه بيست و هشتم: در اجراى پروژه‌ها از چرخه انديشه استفاده كنيد         

راه بيست و نهم: در رفع مشكلات و روند تصميمات و اجراى آن‌ها از چرخه انديشه      

راه سى‌ام: در محول كردن وظايف و همچنين تهيه دستور كار جلسات روزانه نيز          

راه سى و يكم: در مذاكرات خود با مشتريان نيز از چرخه انديشه استفاده كنيد              

راه سى و دوم: در گزارش‌هاى طويل از ابزارهاى بصرى استفاده كنيد       

راه سى و سوم: از سيستمهاى پيام‌رسانى الكترونيكى به‌صورت شايسته استفاده كنيد      

راه سى و چهارم: بدانيد كه چه چيزى، كجا و براى چه ارسال مى‌شود        

راه سى و پنجم: وقتى ادعا مى‌كنيد: «خودم از پس اين كار برمى‌آيم»        

راه سى و ششم: در تقسيم كار دقت كنيد تا كار را به كاردان بسپاريد          

راه سى و هفتم: كارها را طورى برنامه ريزى كنيد كه قبل از تاريخ مقرر پايان يابد       

راه سى و هشتم: تاريخ مقرر را به نفع خود و انجام بهينه كار رقم بزنيد     

راه سى و نهم: براى اينكه مجبور به احراز شرايط دفاعى نباشيد، زمينه اعتماد           

راه چهلم: قدرى بينديشيد كه در بازبينى و كنترل مجدد چه سرمايه‌هايى       

راه چهل و يكم: هدفتان اين باشد كه كار را در همان وهله نخست به خوبى انجام دهيد   

راه چهل و دوم: براى بروز سؤالات احتمالى، كارت پاسخ به سؤالات خصوصى           

راه چهل و سوم: در مكالمات تلفنى يا ارسال پيام به ديگران از شيوه «پاجد»               

راه چهل و چهارم: بايد بدانيد كه در نوشتارهاى رسمى خود چه جزئياتى را قيد نماييد     

راه چهل و پنجم: اوراق و مدارك‌تان را به افراد مناسب بفرستيد               

راه چهل و ششم: در نوشتن، صريح پرداز باشيد و با جملات كوتاه و كلمات آشكار        

راه چهل و هفتم: طول نوشتارتان را بر حسب سطر و صفحه محاسبه نكنيد، بلكه آنچه    

راه چهل و هشتم: فراموش كنيد كه «هر قدر زيادتر، بهتر!»    

راه چهل و نهم: تلاش كنيد كه شما خاتمه دهنده باشيد            

راه پنجاهم: شيوه كارى ارزشمندى را براى نظم و ترتيب نوشتارى خود به كار گيريد     

راه پنجاه و يكم: خودتان را از تصحيح نوشتارهاى ديگران خلاص سازيد   

راه پنجاه و دوم: خود را از فهرست توزيع سايرين خارج سازيد               

راه پنجاه و سوم: فهرست توزيع وقت خودتان را به روز كرده و               

راه پنجاه و چهارم: اگر از شما چيزى خواسته شد، آن را ارسال داريد       

راه پنجاه و پنجم: شما نقش واسطه را در ارسال و مراسلات اطلاعات ايفا نماييد         

راه پنجاه و ششم: اطلاعات عمومى و جلب توجه كننده را به اطلاع عموم برسانيد        

راه پنجاه و هفتم: در رابطه با استعمال و كاربرد وسايل اطلاعات لازمه را  

راه پنجاه و هشتم: پاسخ سؤالاتى را كه بيشتر پرسيده مى‌شوند، هميشه در دسترس      

راه پنجاه و نهم: براى خودتان نمونه و الگوهاى مكاتبه‌اى و نوشتارى تهيه نماييد        

راه شصتم: در رابطه با همكارانتان به جاى نوشتن نامه از يادداشت استفاده كنيد         

راه شصت و يكم: بهاى تمام شده و گزاف كاغذبازى بيهوده را درك كنيد     

راه شصت و دوم: از فرمهايى استفاده كنيد كه به استادى تنظيم شده باشند  

راه شصت و سوم: براى مشتريانتان گاه‌گاهى نامه‌هاى خصوصى بفرستيد  

راه شصت و چهارم: اگر ناراضى‌هستيد يا گله‌داريد، آن را شفاهى و مؤدبانه بيان‌كنيد    

راه شصت و پنجم: بادكنكهاى آزمايش را بصورت شفاهى به‌پرواز در آوريد نه كتبى      

راه شصت و ششم: حرف بزنيد تا نظر افراد كم‌توجه را نيز جلب كنيد          

راه شصت و هفتم: جزئيات ساده و كوتاه را شفاهى بيان داريد 

راه شصت و هشتم: براى ارزيابى‌نهايى و الزامى،باز از مذاكره‌شفاهى استفاده نماييد    

راه شصت و نهم: اگر مايل هستيد كه واكنش طرف مقابل در قبال پيام خود را بسنجيد     

راه هفتادم: اگر در بيان مطالب، خود را عاجز مى‌دانيد، باز هم به نوشتن متوسل نشويد 

راه هفتاد و يكم: گفتمان را جدى بگيريد             

راه هفتاد و دوم: قبل از نوشتن، كار را به دستيارتان بسپاريد  

راه هفتاد و سوم: قبل از خواندن، كار را به دستيارتان بسپاريد

راه هفتاد و چهارم: اولويتها را مشخص كنيد       

راه هفتاد و پنجم: خودتان را از امكان مرجوع‌شدن خلاص كنيد               

راه هفتاد و ششم: ساعات آخر كارى و زمان عصر را براى كارهاى كاغذ بازى          

راه هفتاد و هفتم: كارهاى‌الزامى را به‌زمانى موكول كنيد كه همه از محيط خارج‌شده‌اند  

راه هفتاد و هشتم: همكارانتان را در جريان كار و هدفتان بگذاريد كه        

راه هفتاد و نهم: زمانى كه بيرون از محيط كار هستيد با تلفن مسائلتان را حل كنيد        

راه هشتادم: مأموريتها و مرخصى را فرصتى براى تهيه گزارش بدانيد      

راه هشتاد و يكم: داده‌ها را به خوبى درك كنيد، بخوانيد و در اولين فرصت  

راه هشتاد و دوم: وقتتان را براى خط كشيدن روى برخى موارد مهم صرف نكنيد          

راه هشتاد و سوم: پاسخ مطالبى كه مربوط به ديگران است را شما ندهيد   

راه هشتاد و چهارم: هر چيزى كه به دستتان رسيد، سريع تقسيم كرده و پرونده كنيد      

راه هشتاد و پنجم: اوراق را براى نگهدارى بايگانى كنيد       

راه هشتاد و ششم: همان حساسيتى كه به پرونده‌هاى ادارى داريد به پرونده‌هاى          

راه هشتاد و هفتم: تاريخ امحاء اوراق و اسناد را مشخص كنيد               

راه هشتاد و هشتم: هر بار كه پوشه‌اى را باز مى‌كنيد، آن را بررسى كرده و               

راه هشتاد و نهم: در اوراق مرجع و مآخذ را ذكر كنيد و از رونوشت‌نويسى 

راه نودم: بعد از آنكه متوجه شديد چه بايد بكنيد، كاغذ مانده در دستتان را   

راه نود و يكم: بر حسب موضوع و يا استفاده از آن اقدام به بررسى پرونده كنيد           

راه نود و دوم: در رابطه با اسناد رسمى يك كپى اضافى پيش خود داشته باشيد            

راه نود و سوم: اوراق گارانتى و فاكتورها را به شكل شايسته‌اى نگهدارى نماييد          

راه نود و چهارم: به مواردى از حق دريافتى خود كه مكتوب نيستند، اهميت بدهيد         

راه نود و پنجم: از ميزان كاغذ بازى كاسته و به افكار نوين بها دهيد         

راه نود و ششم: در خصوص دلالان مشكل‌زا رفتارى خشن پيش نگيريد      

راه نود و هفتم: رفتارى داشته باشيد كه ديگران بتوانند با شما به راحتى صحبت كنند    

راه نود و هشتم: دنبال آن دسته از آژانسهاى مطبوعاتى باشيد كه به مسائل شما           

راه نود و نهم: اجازه ندهيد كه رايانه‌تان بى‌امان و بدون زمان كار كند       

راه صدم: از اشتراك‌شدن به نشرياتى كه به دردتان نمى‌خورند، اجتناب نماييد              

راه صد و يكم: از مجلات و روزنامه‌ها و ژورنالهايى كه خوانده نخواهند شد،